Nemoc sdílených dokumentů (25. 1. 2016 – aktualizováno)

22. 01. 2016 - Doba čtení: 4 minut

(aktualizováno 25. 1. 2016 – doplněn bod 5 a 6)

Možná bych mohl začít citátem Evy Holubové z Pelíšků: „Rozmohl se nám tady takový nešvar.“ V dnešní internetové době jsou populární sdílené dokumenty všeho typu, např. Google Docs. Je to nádherný příklad dobrého sluhy a špatného pána. A nemoci sdílených dokumentů (NSD).

Stačí skupina pěti lidí plánující akci, kteří používají Google Docs jako prvňáci a průser je na světě:

1. každý si založí svůj dokument a pošle mailem odkaz ostatním,
2. na malou a jednoduchou akci je deset vytvořených dokumentů; na každý prd je nutné založit sdílený dokument,
3. dokumenty nemají jednoznačný název; těžko se hledá, kde je co uložené,
4. lidi nevědí, co kam mají psát,
5. vlastníkem dokumentů jsou různí lidé (viz. 1),
6. vše se řeší pouze online – před i po akci, nejlépe v kombinaci s bodem 1 a 5.

A jak to dopadne?

1. neustále probírám maily a hledám ten správný odkaz (ok, můžu je uložit na jedno místo),
2. každý prd je v jednom dokumentu (jeden dokument účast účastníci, druhý pak účast vedení akce,…),
3. víte, co psát do dokumentu s názvem Konabýčle? (skutečný příklad)
4. souvisí také s bodem č. 3; snad ty lidi nejsou tak pitomí a nebudou to psát jinam! jsou a když budou mít možnost to nějak zvorat, tak je tu šance, že to někdo zvorá,
5. ten, kdo dokument vlastní, se naštve a dokument přestane sdílet, dokument smaže = nemám dokument,
6. hacknutí Googlu účtu, problémy na straně poskytovatele + bod 5 = nemám dokument.

Jak to udělat lépe?

1. založit jednu složku, kde budou všechny dokumenty; sdílet celou složku = jeden odkaz,
2. naučit se lépe používat Google Docs
   • víte, že soubor s tabulkami může mít více listů?
   • víte, že lze udělat odkaz do jiného dokumentu?
   • víte, že GDocs umí poslat mail, když je nějaký úkol z obyčejné tabulky po termínu?
   • v klidu, GDocs zvládají i Ganttův diagram,
3. Konabýčle = KOntakty NA BÝvalé ČLEny, WTF!
4. co takhle vytvořit obsah nebo rozcestník?
5. změnit vlastníka dokumentů nejlépe na zastřešující organizaci (organizaci, která akci pořádá),
6. archivace (neplést se zálohou), elektronická a klidně i částečně papírová.

Jestli jste se našli v té první části, tak trpíte nemocí sdílených dokumentů.

Dobrá zpráva je, že se to dá léčit. Ta špatná, že Vám na to musí stačit Vaše odhodlání a Vaše ego tu změnu musí dovolit.

Někdy příště třeba napíšu o tom, co si myslím o efektivitě plánování, a co je to Rikův syndrom.

[views][ratings]